Arve koostamine ja maksemeeldetuletused: korrektne töövoog
Kuidas koostada kontrollitavate andmetega arve, jälgida laekumist ja kasutada selget maksemeeldetuletuste töövoogu ilma õiguslikke väiteid üle lihtsustamata.
Lühivastus
Vastus lühidalt
Korrektne arve töövoog algab tehingu ja osapoolte kontrollitud andmetest, lisab järjestikuse arvenumbri, kuupäevad, arveread, maksuinfo ja maksetingimused ning säilitab väljastamise jälje. Maksemeeldetuletus on eraldi järeltegevus: see peab viitama algsele arvele, näitama hetke saldot ja andma kliendile selge võimaluse tasuda või vaidlusest teada anda.
Kiirülevaade
- Käibemaksukohustuslase arve andmed tulenevad muu hulgas KMS §-st 37.
- Arve väljastamise tähtaeg on üldjuhul seitse kalendripäeva, kuid seaduses on erandeid.
- Meeldetuletus peab kasutama ajakohast saldot, mitte üksnes arve algsummat.
- Vaidlustatud arve vajab tavalisest automaatjadast eraldi käsitlust.
1. Kontrolli tehingu ja osapoolte lähteandmed
Enne arve koostamist peab olema selge, kes müüs, kes ostis, mida tarniti, millal tehing toimus ja millise hinna või lepingu alusel arve esitatakse. Arve ei tohiks olla esimene koht, kus kliendi ametlikku nime, aadressi või maksustaatust arvatakse.
Rahandusministeerium eristab majandustehingu dokumenteerimisel tehingu majanduslikku sisu ja konkreetsele dokumendile kohalduvaid erinõudeid. Käibemaksukohustuslase arve puhul tuleb lisaks järgida käibemaksuseadusest tulenevaid nõudeid, mida EMTA oma juhendis selgitab.
2. Lisa arvele nõutud ja tehinguks vajalik info
EMTA loetelu järgi kuuluvad tavapärase käibemaksuarve põhiandmete hulka muu hulgas arve järjekorranumber ja kuupäev, müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, ostja andmed, kauba või teenuse kirjeldus, kogus või maht, asjakohased tehingukuupäevad ning hinna- ja käibemaksuandmed.
Kõik arved ei ole ühesugused. Lihtsustatud arve, maksuvaba tehing, 0% määr, pöördmaksustamine või piiriülene tehing võib vajada teistsugust andmekoosseisu või viidet. Mall peab toetama erandit, mitte sundima igale tehingule sama teksti.
- Kas arvenumber on unikaalne ja järgib ettevõtte kokkulepitud seeriat?
- Kas väljastamise, tarne või teenuse ja maksetähtaja kuupäevad on eristatavad?
- Kas osapoolte nimed, aadressid ja vajalikud registri- või KMKR-numbrid on õiged?
- Kas arverida kirjeldab arusaadavalt kaupa või teenust, kogust ja hinda?
- Kas maksumäär, maksustatav summa ja käibemaks on korrektselt arvutatud?
- Kas lepingus või ostutellimuses nõutud viited on lisatud?
3. Väljasta, tõenda ja jälgi laekumist
EMTA järgi peab maksukohustuslane arve üldjuhul väljastama seitsme kalendripäeva jooksul kauba lähetamisest või kättesaadavaks tegemisest, teenuse osutamisest või teatud juhtudel makse laekumisest. Ühendusesiseste ja teiste erijuhtude tähtajad võivad erineda.
Pärast väljastamist säilita kanali ja aja info. Laekumise jälgimisel seo pangatehing konkreetse arvega ning arvuta jääk osaliste maksete ja kreeditarvete järel uuesti. Alles siis on meeldetuletuse summa usaldusväärne.
4. Ehita rahulik ja kontrollitav meeldetuletuste jada
Järgmine jada on töökorralduse näide, mitte kohustuslik ajakava: sõbralik teavitus vahetult pärast tähtpäeva, konkreetsem kordusteavitus umbes nädala pärast ning käsitsi ülevaatus enne tugevama tooniga teadet. Sagedus peab sobima lepingu, kliendisuhte ja vaidluse olukorraga.
Iga teade peaks sisaldama arve numbrit, väljastamise ja tähtpäeva kuupäeva, tasumata jääki, makseinfot ning kontaktikanalit. Ära saada automaatset kordusteavitust, kui laekumine on veel sobitamata, klient on arve vaidlustanud või on kokku lepitud uus tähtaeg.
- Tähtpäev saabus: kontrolli enne saatmist laekumised ja kreeditarved.
- Esimene teavitus: neutraalne meeldetuletus koos arve ja makseinfoga.
- Kordusteavitus: kuva varasem kontakt ja ajakohane jääk.
- Erand: peata automaatika vaidluse, maksegraafiku või käsitsi menetluse korral.
- Sulgemine: märgi arve tasutuks alles pärast makse usaldusväärset sobitamist.
Selged vastused
Korduma kippuvad küsimused
Kui kiiresti peab käibemaksukohustuslane arve väljastama?
EMTA juhendi järgi üldjuhul seitsme kalendripäeva jooksul asjakohasest sündmusest, kuid ühendusesiseste ja teiste erijuhtude tähtajad võivad erineda.
Kas maksetähtaeg on sama mis arve väljastamise kuupäev?
Ei. Väljastamise kuupäev näitab arve koostamise aega; maksetähtaeg tuleneb kokkulepitud maksetingimusest. Ka tarne või teenuse kuupäev võib olla eraldi oluline.
Millal tuleks automaatsed maksemeeldetuletused peatada?
Peata automaatjada vähemalt siis, kui arve on vaidlustatud, laekumine on sobitamata, kliendiga on kokku lepitud uus tähtaeg või juhtum on antud käsitsi menetlusse.
Esmasallikad ja tõenduse seis
Arve andmekoosseisu ja väljastamise tähtaja väited on kontrollitud EMTA juhendite järgi; meeldetuletuste jada on selgelt märgitud praktiliseks soovituseks.
- Arve väljastamineMaksu- ja Tolliamet
- Arvele märgitavad andmedMaksu- ja Tolliamet
- Nõuded raamatupidamise korraldamiseks ja majandustehingute dokumenteerimiseksRahandusministeerium
Meeldetuletuste ajastus on siin praktiline töökorralduse näide, mitte seadusest tulenev kohustus. Viivise, sissenõudmise või vaidluse puhul lähtu lepingust ja küsi vajadusel õigusnõu.
Vaata ka Synxi toimetuspõhimõtteid.
Seotud juhendid
Arveldamine
E-arve Eestis: mida ettevõte peab 2026. aastal teadma?
Praktiline ja allikapõhine ülevaade Eesti e-arvest: mis eristab e-arvet PDF-ist, millal saab ostja e-arvet nõuda ja kuidas töövoog valmis seada.
Loe juhenditRaamatupidamine
Käibemaksu arvestus 2026: määrast kontrolljäljeni
Allikapõhine käibemaksu arvestuse juhend Eesti ettevõttele: 2026. aasta määrad, käibe tekkimise aeg, arve kontroll ja perioodi sulgemine.
Loe juhendit